総務部の情報セキュリティ担当者が、内部監査人からサーバー室の入退室管理について過去12か月分の点検記録の提出を求められた。 ところが、そのうち3か月分は点検の記録が残っていなかった。担当者の対応として最も適切なものはどれか。

正解：イ

各選択肢の解説

1. ア欠けている3か月分は当時の点検内容を思い出して作成し、日付を合わせて12か月分を揃えて提出する。

   誤り。後から当時の日付で記録を作るのは、記録の改ざん（ねつ造）です。「点検はしていたはず」という善意でも、 監査人はその記録を当時の事実と信じて評価してしまいます。発覚すれば、記録の欠落よりはるかに重い問題になります。

2. イ3か月分の記録が無いことを監査人に伝えたうえで、残っている記録を手を加えずにそのまま提出する。

   正解。監査人は提供された記録を証拠として結論を出します。欠けていることも含めて事実のまま渡せば、 監査人は正しく評価でき、部門は欠落の原因と再発防止に向き合えます。

3. ウ記録が揃っている9か月分だけを提出し、欠けている期間については監査人に聞かれたら説明する。

   誤り。都合のよい部分だけを選んで渡すと、監査人は「12か月とも記録がある」と誤解しかねません。 求められた範囲に欠落があること自体が監査で評価すべき事実なので、聞かれる前に自分から伝えます。

4. エ点検は毎月行っていた旨を部門長名の確認書にまとめ、欠けている3か月分の記録の代わりに提出する。

   誤り。部門長の確認書は、監査を受ける側の自己申告です。当時作られた点検記録の代わりにはなりません。 監査人が確認書を参考資料として求めることはあっても、記録が無いという事実を隠す道具にしてはいけません。

理解を深めるために