社内ポータルに、各部署が作ったパスワードのルールが何種類も掲載され、内容も食い違っていた。 どれに従えばよいかという問合せが相次いでいる。再発を防ぐために規程の承認手続で定める内容として、 最も適切なものはどれか。

正解：イ

各選択肢の解説

1. ア規程を作った部署が、その部署の責任でポータルへ自由に掲載できると定める。

   誤り。これは今の状態をそのまま認める定め方です。部署ごとに掲載できる限り、 組織として正式に認めた規程がどれなのかは決まらず、食い違う文書が並ぶ状態は 繰り返されます。

2. イ文書の種類ごとに承認者を定め、承認を経た版だけを正式な規程として公開する。

   正解。誰が承認したら正式な規程になるのかを決め、承認された版だけを公開すれば、 従うべき文書は1つに定まります。方針・対策基準・手順など、文書の重さに応じて 承認者を変えるのが一般的です。

3. ウ規程の承認は、規程の運用状況を監査する内部監査部門が行うと定める。

   誤り。内部監査部門は、規程が守られているかを独立した立場で確かめる役割です。 自ら承認した規程を自ら監査すると、その独立性が損なわれます。 承認は、規程を定める権限を持つ経営層や委員会が担います。

4. エ内容が食い違うときは、掲載日が最も新しい文書に従うと定める。

   誤り。日付で決めると、誰の承認も受けていない文書でも、新しければ有効になってしまいます。 問題は「新しいか」ではなく「組織として認めたか」なので、 承認の有無で正式な規程を決める必要があります。

理解を深めるために